Неформальный и формальный английский на работе: как выбрать тон

Носители переключают тон не задумываясь: ответ из двух слов коллеге в Slack, аккуратное письмо новому клиенту. Если английский для вас не родной, переключаться сложнее, и обычно текст получается официальнее, чем нужно. Ошибкой это не назовёшь, но звучит отстранённо или как по шаблону.

Ниже о том, как выбрать тон, что на самом деле меняется между двумя вариантами и как выглядит «слишком формально».

Как выбрать

• Неформально: коллеги, люди, с которыми вы общаетесь каждый день, Slack, быстрые ответы в треде, где вы уже участвуете.
• Формально: первый контакт, клиенты и партнёры, которых вы ещё не знаете, руководители не из вашей команды, всё, что касается денег, договоров или жалоб, отклики на вакансии.
• Отзеркаливайте собеседника. Если клиент подписывается “Thanks, Sam”, можно обойтись без “Dear Mr. Smith”.
• Если сомневаетесь, держитесь середины: полные предложения, сокращённые формы вроде I’m и don’t, никакого сленга и эмодзи. Это работает почти везде.

Формальный в современном рабочем английском не значит старомодный: это полный, точный и вежливый текст. Неформальный не значит небрежный: это коротко и по делу.

Одно сообщение, два варианта

Шесть ситуаций, которые случаются каждую неделю. Каждое сообщение написано для коллеги и для клиента или руководителя.

Просьба

В формальной просьбе используют Would you be able to или Could you please и называют конкретную дату. В неформальной срок можно не указывать.

Сообщить о задержке

В обоих вариантах есть новый срок. Формальный просто проговаривает всё полностью и без сокращений.

Отказать

В любом тоне отказ воспринимается лучше, если к нему приложена альтернатива. В формальном английском большую часть смягчения берёт на себя Unfortunately.

Напомнить о себе

Не пишите “As per my last email” ни в одном из тонов. Носители слышат в этой фразе раздражение.

Извиниться

Извиняйтесь коротко. Одно ясное предложение и исправление звучат профессиональнее, чем абзац сожалений.

Дать обратную связь

В формальном отзыве объясняют, зачем нужна правка. В неформальном можно просто о ней попросить.

Что на самом деле меняется

Сокращённые формы

В неформальном английском их используют везде: I’m, we’ll, it’s, don’t. Они нормальны и в большинстве рабочих писем, в том числе клиентам. “I do not have the file” в Slack звучит скованно или даже раздражённо. Без сокращений обходятся в юридических текстах, официальных письмах и документах, которые должны звучать официально.

Фразовые глаголы и однословные синонимы

Неформальный английский любит фразовые глаголы: короткий глагол плюс маленькое слово вроде up, off или out. Формальный часто берёт вместо них один глагол латинского происхождения. Правильны оба варианта. Они просто задают разный тон.

Если ваш родной язык русский, испанский или немецкий, латинский глагол часто кажется естественнее, потому что похож на знакомое слово: «проинформировать», posponer, informieren. Это одна из главных причин, почему письма неносителей звучат официально, даже когда задумывались дружелюбными.

Построение фразы

Формальный английский оборачивает просьбу в несколько лишних слов: Would you be able to, I was wondering if, Could you please. Неформальный сразу переходит к делу: Can you. Восклицательные знаки, эмодзи и быстрое “thanks!” относятся к неформальному стилю. В формальном письме одного восклицательного знака более чем достаточно.

Как выглядит «слишком формально»

Некоторые фразы встречаются в рабочих письмах неносителей гораздо чаще, чем у носителей. Они пришли из учебников делового английского или из дословного перевода официальных оборотов других языков. Большинство из них можно просто удалить.

Slack и почта

Slack

• Короткие сообщения, сокращённые формы, без “Dear” и без подписи.
• Не отправляйте одно “Hi” в ожидании ответа. Задайте вопрос в том же сообщении: “Hi Sam, do you know who owns the billing service?”
• Реакция эмодзи вполне подходит, чтобы сказать «видел» или «готово».
• Официальный тон уместен для объявлений в больших каналах. В остальных местах он звучит холодно.

Почта

• Приветствие и подпись, даже в быстром ответе коллеге: “Hi Sam,” и “Thanks,”.
• Тема письма, из которой понятно, что вам нужно: “Review needed: Q3 pricing deck by Thursday”.
• Одна чёткая просьба на письмо, ближе к началу.
• С новым человеком начинайте официально, а когда он ответит, подстройтесь под его тон.

Подробнее о том и другом (на английском): как писать ясные и вежливые письма и как исправлять сообщения в Slack до отправки.

США и Великобритания: в чём разница

• Прямота. Американский рабочий английский обычно прямее и позитивнее (“Love this!”, “Awesome, thanks!”). Британский чаще смягчает (“I was wondering if you might be able to…”), а преуменьшение там обычное дело: “not bad” может быть настоящей похвалой.
• Quite. В США “quite good” значит «очень хорошо». В Великобритании часто «довольно неплохо».
• Подписи. В США безопаснее всего подписываться “Best” или “Thanks”. “Kind regards” звучит более по-британски, но уместно где угодно. “Cheers” неформально, и американцам оно кажется британским или австралийским.
• Обращения. В американском английском “Mr.” и “Dr.” пишут с точкой. В британском её обычно не ставят: “Mr Smith”.

Переключение тона одним сочетанием клавиш

AI Grammatic, приложение для строки меню Mac, даёт каждому языку два варианта сочетания клавиш. Выделите текст в любом приложении и нажмите ⌘⌥E, чтобы получить естественный неформальный вариант, или добавьте ⇧ для формального. В обоих случаях приложение исправит грамматику и формулировки, сохранит смысл, имена и ссылки и заменит текст на месте примерно за секунду. ⌘Z возвращает то, что вы написали.

Попробуйте оба варианта на своём предложении в демо на главной. Если английский для вас не родной, дальше стоит почитать гайды об ошибках, которые делают русскоязычные, испаноязычные и немецкоязычные (последние два на английском).